Certificado digital para empresas: o guia que o contador mandaria

O e-CNPJ representa a pessoa jurídica. É emitido em nome da empresa, com o representante legal como responsável. É com ele que a empresa emite nota, acessa o e-CAC e transmite as obrigações federais.

Os sócios também podem ter o próprio e-CPF, útil para assinar contratos como pessoa física e para serviços do CPF.

Empresas que emitem nota por sistema quase sempre precisam do A1: é um arquivo que o emissor usa sozinho, inclusive em nuvem e em mais de um computador. O A3 em token faz sentido quando a política interna exige a chave fisicamente separada da máquina, e dura até 2 anos.

• O emissor de notas e o ERP, que assinam automaticamente.
• O contador, que transmite obrigações. O certificado pode ficar instalado no sistema dele, ou a empresa pode usar procuração eletrônica no e-CAC.
• O financeiro, para assinar contratos e acessar bancos e portais.

Quem tem o arquivo e a senha consegue assinar pela empresa. Controle quem tem acesso e troque a senha quando alguém sair da equipe.

Contrato social ou CCMEI e a CNH do representante legal, de preferência a física; a CNH Digital também é aceita, apresentada pelo aplicativo na chamada. Também um e-mail próprio do representante, que recebe o código de validação e não pode ser do contador, e o CEP para o pagamento. CNPJ baixado ou nulo não emite.

• Certificado vencido na véspera do fechamento do mês.
• A3 comprado para um emissor que só aceita arquivo.
• Senha perdida quando a pessoa que instalou saiu da empresa.
• E-mail do contador usado na emissão, que trava as validações seguintes.

Veja mais em erros comuns ao comprar certificado digital.